分析比较手工会计和电算会计的内部控制

分析比较手工会计和电算会计的内部控制，建立健全电算化系统管理的内部系统

与手工会计的内部控制相比，内部控制的目的没有改变，过去一些有效、科学的管理体系和控制方法也没有改变。但在手工会计中，会计人员的分工和岗位责任制、凭证、账簿、报表由不同人员审核登记，未经授权人员难以浏览所有信息；计算后，由于功能和知识高度集中，导致功能集中，原手工操作不适合合并，可合并在计算会计中，部分会计人员可以从事数据输入处理，也可以负责数据输出报送，可能对数据来源的关系、如何处理、分配和输出的使用有详细的知识，熟悉内部控制的缺陷，这可能使他们直接修改和处理使用中的程序和数据库，增加了错误和缺陷的风险。

加强手工会计人员的职责分工。不同的账簿由不同的人注册，相互制约。几个人同时犯同样错误的可能性很小。在对账过程中，会发现记录数据的错误；计算机会计的所有数据都来自会计凭证。只要一次输入或转入，系统就会一次完成，自动开展多项工作。虽然没有账证、账簿、账表不一致的情况，但一旦出错，会导致会计凭证、账簿甚至报表的一系列错误。此外，手工会计主要使用纸质材料存储数据。计算机会计中数据文件的存储介质多为磁性材料。存储在上述数据文件只能通过相应的设备阅读，直观性差，修改、擦除、复制无痕迹。

此外，在加热、潮湿或强电磁场的影响下，磁性介质会导致会计信息的丢失。手工会计将数据记录在纸质材料上，每一步都有文本记录，包括处理人员、审计人员和负责人应签字，错误容易追查，计算后集中在计算机系统上，难以追究责任。这些导致系统不安全的因素必须在系统设计和管理系统中得到控制。随着计算机会计的日益普及，为了保证会计信息的质量，应从以下几个方面加强控制：

（1）严格管理和控制机构和人员。会计软件投入正式使用后，必须对原会计机构进行相应调整，对各类人员制定岗位责任制。会计电算化后的工作可分为基本会计岗位和电算化会计岗位。基本会计岗位可包括会计主管、出纳、会计岗位、审计岗位、会计档案管理岗位；电算化会计岗位包括直接管理、操作、维护计算机和会计软件系统。机构调整必须与组织控制相结合，实现职权分离，有效限制和及时发现错误或违法行为。

（2）严格的系统操作环境管理和控制系统。操作环境包括系统操作过程和系统维护。操作过程控制主要通过制定一套完整、严格的操作规程来实现。操作规程应明确职责、操作程序和注意事项，并形成一套电算化系统文件。如果规定交接程序和注册操作日志，规定数据备份和机器使用规范，规定软盘专用于防止病毒感染。系统维护包括硬件维护和软件维护，硬件维护主要包括：定期检查和记录；系统运行过程中的硬件故障应及时进行故障分析和记录。软件维护包括正确性维护、适应性维护和完善性维护。

（3）建立计算机房管理制度。具体措施包括：严格审查进入机房的人员；确保机房设备安全的措施，如机房防火规定；确保机房防潮、防磁、恒温等计算机正常运行措施；会计数据和会计软件的安全保密措施，如数据备份规定和不允许在计算机上玩电脑游戏；修改会计软件的审批监督制度，修改会计软件的，报单位总会计师批准。

（4）建立健全的档案管理制度。这里的档案主要是指打印输出的各种账簿、报表、凭证、存储会计数据和程序的软盘和其他存储介质。系统开发运行中各种文件等会计资料的功能是负责系统中各种文件的归档、安全保管和保密，档案管理一般通过制定和实施档案管理制度来实现，一般包括：归档程序必须由会计主管和系统管理员签字；各种安全保证措施，如备份软盘应贴上保护标签，存放在安全、清洁、防潮的地方；磁介质保存会计档案应定期检查和复制，防止会计档案因磁介质损坏而丢失。

随着网络技术的逐渐成熟和完善，会计信息系统的内部控制系统将发生深刻的变化。只有明确认识到这些变化，建立完善的内部控制体系，才能适应现代企业体系建设和经济全球化对会计的新要求，建立完整、全新的会计体系。