分析电算化会计的反记账功能

分析电算化会计的反记账功能

 

在以下三种情况下，反记账具有不可替代的作用。

 

1. 大量错误凭证在计算机会计系统投入使用初期（特别是在试运行期间）很容易发生。如果没有反记账功能，只能编制大量错误账户更正凭证进行更正，导致账簿中存在大量冗余信息，影响会计信息的使用。从审计的角度来看，当审计人员发现一个又一个错误的账户时，这些错误的账户可能会在后续的凭证中更多，但它们仍然会使审计人员瘫痪，影响审计工作的效率。如果有反记账功能，可以先取消记账，更正所有错误凭证，然后再重新记账。账簿中的冗余信息可以大大减少，账簿信息简洁易用。

 

2. 账证不一致在计算机会计信息系统中。记账本质上是将记账凭证库的相关数据转移到账簿数据库中，并在正式过账前对记账凭证进行平衡验证，以保证其正确性，因此账证一般是一致的。但当计算机会计系统受到计算机病毒的侵袭，或存储会计账簿数据的计算机硬盘扇区受到物理损坏，或账簿数据库未启动计算机会计软件被人为篡改时，完全有可能导致账证不一致。如果凭证错误，无论账簿记录是否正确，都应先取消账簿记录数据，然后更正错误凭证，审核后重新登记。

 

3. 记账过程意外中断在手工会计中，记账人员只需下一次登记即可。然而，在计算机会计系统中，会计是由计算机自动进行的。当意外断电、病毒入侵等非常事件导致会计过程意外中断时，会计人员无法了解计算机注册了多少凭证，系统恢复正常后无法继续注册。也许从理论上讲，精通计算机和会计软件的人可以通过查询账簿数据库记录来了解中断记账过程中注册的凭证数量，但这对普通会计师来说是不现实的。而且，即使知道记账过程中意外中断时注册的凭证数量，会计软件也不允许继续记账，唯一的办法就是设置反记账功能。在这方面，《会计软件基本功能规范》还规定，会计软件“应具有使用现有数据恢复到最近状态的功能，当计算机故障或内部和外部会计数据因强制关闭等原因被破坏”。显然，要恢复到“最近状态”，就需要对最后一次记账进行反记账。