研究电算会计反记账的实现方法

研究电算会计反记账的实现方法

 

反记账是记账的反操作，即将账簿数据文件中的最后一个或多个记录转回未记账凭证文件，应转回的记录是反记账的范围。一般来说，这个范围应该由反记账执行人员根据需要确定。但是，当记账过程意外中断，需要恢复到记账前状态时，会计软件应提供自动定位功能。现有会计软件的解决方案是在每次正式记账前将账簿数据内容备份到硬盘的某个固定文件中。如果记账过程意外中断，则用备份文件恢复账簿数据文件。由于每次备份到硬盘的文件名是固定的、唯一的，只能恢复最后一次记账数据，只能恢复一次。而且，这种备份和恢复是对月内账簿数据的完全备份和恢复。如果一个单位经济业务量大，月底记账和反记账需要很长时间。为了提高效率，设想采用以下两种方法来解决:

 

1. 在未记账凭证文件中保留已记账凭证的记录。记账时，将记账范围内的凭证添加到账簿数据文件中，但不删除未记账凭证文件中的相应记录，只做记账标志，使其在编辑和查询未记账凭证时自动过滤掉。同时，每次记账后，都会在未记账凭证文件上做截止标志。这样，反记账不仅可以根据凭证日期、编号等指定范围，还可以根据每次记账后的截止标志恢复到最后一次或最后几次记账前的状态。反记账的实现不再是将账簿数据文件记录转移到未记账凭证文件中，而是删除账簿数据文件的相关记录，同时删除未记账凭证文件中相应记录的记账标志和截止标志。这样，虽然未记账凭证文件的记录增加了硬盘占用空间，但节省了每次正式记账前数据备份时间和备份文件占用的硬盘空间。与现行方法相比，该方法效率更高，占用空间更小，使用更灵活方便。

 

2. 将未记账凭证文件与账簿数据文件合并为一，只设置一份记账凭证文件。本记账凭证文件用于存放所有未记账凭证和已记账凭证，其结构包括上述未记账凭证文件和账簿数据文件中的所有字段，即除填写未记账凭证时涉及的各个字段外，还应添加记账标志、记账人姓名等。和第一种方法一样，为了恢复到最后一次或最后几次记账前的状态，还需要添加一个截止标记字段来记录每次记账的范围。当需要添加、编辑或查询未记账凭证时，过滤掉已记账标识的记录；当需要查询或打印账簿时，过滤掉未记账标识的记录。每次记账时，将记账标志和记账人姓名添加到记账范围内的凭证记录中，并在记账范围内的最后一个记录上注明截止日期。在这种方法下，反记账的实现更简单，只要去掉反记账范围内记录的记账标志、记账人姓名和截止标志。