电算会计实时记账方法

在电算化会计信息系统中，电子账套是由一系列相互关联的财务数据库文件组成的集合。所有会计数据和会计信息必须以数据库文件的形式存在。例如，“临时凭证库文件”和“官方凭证库文件”分别存储在未记账凭证和已记账凭证中。在电子账套中，记账是最关键的数据处理功能，是凭证数据在不同数据库文件之间的自动传输和更新，不再是手动会计对凭证数据在账簿上的重复复制。目前各种会计软件的模拟记账、实时记账、批量记账、跨月记账和恢复记账功能是记账过程中这一根本性变化的前提和基础。

 

1.电算会计实时记账方法

 

实时记账是指电子账套中的记账凭证可以不经审核直接记账。对于新的记账凭证，一旦保存就会立即记账，所以实时记账每次只能登记一张凭证。从实时记账的本质来看，凭证处理过程不仅省略了审核签字手续，而且将凭证记账和保存结合起来。这样，所有进入电子账套的会计凭证都是会计凭证，不需要通过“临时凭证库文件”直接存储在“正式凭证库文件”中，制单人成为会计凭证中会计数据的最终负责人。这种记账的关键是能够实时记账结账过程中自动生成的机制凭证(部分会计软件嵌套在结账模块中的机制凭证功能)，从而不中断整个结账过程，持续期末机制凭证。虽然实时记账过程简单，操作方便，但由于不审核签署会计凭证，违反了会计人员相互制约的原则和要求，错误凭证只能修改，不能完全删除。众所周知，会计凭证是电子账户处理会计数据的起点。只有充分利用会计软件提供的自动审计和人工审计功能，共同对会计凭证进行全面审计，才能保证电子账户中会计信息的正确性和可靠性。为此，建议在现行会计软件改版升级时，对此类记账功能进行改进。

 

2.电算会计模拟记账方法

 

模拟记账可以使用户在正式记账后提前知道电子账套中所有未记账凭证的数据结果，因此也称为预记账。由于模拟记账是针对未记账凭证的，所有保存在“临时凭证库文件”中的凭证，无论是本月还是上月审核签字，无论哪个操作员填写，都可以进行模拟记账。模拟记账的结果只能供用户临时浏览和查看，而不能在电子账套中长期保存和调用，这不同于具有转移凭证、传输数据和更新数据三大功能的正式记账。这样，通过模拟记账的凭证仍然属于未记账凭证，并继续保存在“临时凭证库文件”中，这就是为什么一些会计软件（如安逸软件）将模拟记账功能与未记账凭证的其他操作模块集成到同一主菜单中的原因。虽然模拟记账并没有真正处理未记账凭证中的数据，但该记账功能可以及时总结和平衡未记账凭证，防止错误、重制和遗漏凭证，有助于实现预算控制和账簿记账前后的比较分析。

 

3.批量记账方法

 

表面上看，成批记账可以同时交叉立体登记多张未记账凭证，但与实时记账的根本区别在于凭证必须经过审核签名后才能记账，而不是一次能登记记账凭证的数量。也就是说，只要凭证需要审核签字才能记账，即使一次登记记账凭证也属于批量记账。虽然现行会计软件可以从贷款平衡、凭证类型、时间顺序、内容完整等方面自动审核进入电子账套的会计凭证，但不能防止数字串、方向逆转、同时多记或少记等凭证错误。为保证电子账套中会计数据的正确性和合法性，用户输入的手动凭证和自动生成的机制凭证必须作为未记账凭证保存在“临时凭证库文件”中，等待相关人员进一步审核。一旦发现未记账凭证错误，用户可以及时进行无痕迹修改，减少不必要的数据存储；签字后仍需返回“临时凭证库文件”，只能转入“正式凭证库文件”。由于批量会计具有工作效率高、控制环节多、数据责任明确等优点，已成为各种会计软件最基本的会计功能。