完善网络环境下电算化系统的内部控制

完善网络环境下电算化系统的内部控制

 

1、形成网上公证曲三方牵制。由于原始凭证在网络环境中仍以数字方式存储，因此不能像手动系统那样对每个凭证进行痕迹检查。然而，利用网络独特的实时传输功能和日益丰富的互联网服务项目，我们可以实现对原始交易凭证的第三方监控，即在线公证。例如，每个企业都在互联网认证机构领取数字签名认证和私有密钥。业务发生时，一方将文件发送给认证机构，由认证机构确认，并将数字签名的加密凭证和未加密凭证同时转发给另一方。这样就得到了双方确实认可的交易。另一方不能伪造交易凭证，因为他们无法获得对方的数字签名和私有密钥。同时，凭证以加密和末加密的形式存储在企业的数据库中，会计人员只能修改末加密的一份。这样，一旦审计人员或主管对某项业务产生怀疑，只需将加密凭证提交给客户和认证机构进行解密和比较即可。

 

2、监控与操作的分离实现了系统内部的有效约束。从以往的分析可以看出，电算化系统下的内部约束并不完善。但从另一个角度来看，手工系统下的多方约束并不是一种成熟的约束方法，而是通过多人的重复劳动来实现约束。因此，这种传统的约束手段已经不能满足电算化会计系统的要求，必须找到一种能够充分利用网络实时高效特性的方法。一种更有效的方法是将操作和监控两个位置分离在电算化系统中，同时备份每个业务。会计人员进行会计处理时，其操作和数据也同时记录在监控人员的机器上，监控人员进行即时或定期审查。一旦数据不一致，将进行深入调查。这明确了岗位的划分，实现了有效的约束。

 

3、实现在线测试，及时解决软件内部可能存在的漏洞。对于计算机软件来说，其内部错误或不足是不可避免的。因此，只有两种解决方案：一是加强开发过程中的沟通，充分测试；二是发现问题后及时解决。在单机系统下，由于空间和时间的影响，用户和软件供应商无法充分沟通，降低了系统的可靠性。但在网络时代，即使千里之隔也能在几秒钟内建立连接，进行实时高质量的通信或软件传输。这给解决上述问题带来了便利。例如，在开发期间，用户可以随时向供应商提出最新的要求或意见。同样，开发人员也可以及时将新修改的软件传输给用户进行测试，大大提高了软件的质量和开发速度。同样，在使用过程中，开发人员可以通过网络定期在线测试用户系统。一旦发现问题，可以及时通知用户并在线升级，尽量控制bug的存在时间，提高系统的强度。