无纸化过程中存在的风险及应对方法

随着信息技术的快速发展，当今全球经济向网络经济迈进，建立高效完整的会计信息系统，实现会计电算化是大势所趋，已成为各行各业乃至国家机关、行政事业单位的重中之重。会计电算化的快速发展不是会计与计算机的简单结合，而是发展成为一门延伸到通信、企业管理、市场运筹、公共财政信息化等学科的综合性学科。其推广应用不再停留在传统的财务管理体系上，而是面向企业资源规划管理体系“ERP(企业管理软件)和政府资源规化GRP“（财务管理软件）方向发展，甚至发展成为不同企业、跨区域、跨行业的大型网络系统，发展成为中国金融改革和金融信息化建设的有力武器和有力助手。先进的计算机网络技术使信息系统实现会计电算化、管理信息化和结算网络化，大大提高了会计工作效率和工作质量，使会计工作从原来的手工作业发展到今天的无纸化作业。这些变化不仅给企业带来了经济效益和社会效益，而且减轻了会计人员的工作，促进了会计工作的标准化，为我国管理工作的现代化奠定了基础。但也有一些新的问题和挑战，潜在的风险逐渐暴露出来。现讨论如下：

 

无纸化过程中存在的风险及应对方法

 

在手工会计系统中，会计凭证、会计账簿、会计报表以纸为载体，但实现会计电算化后，为无纸化操作。这种无纸化操作，各种会计数据容易被他人任意删除和修改，不留痕迹，导致会计信息质量扭曲。因此，建立健全科学严格的会计电算化内部控制体系，确保会计数字的安全和保密。

 

    (一)、组织控制。随着会计电算化的快速发展，会计机构也应进行相应的调整，如人员岗位责任制：人员岗位包括基本会计岗位和电算化岗位。其中，基本会计岗位为会计主管、出纳、会计、审计、档案人员，电算化会计岗位为操作员、维护人员、直接管理人员和会计软件人员，上述两名人员不得兼任；明确软件开发人员和维护人员不能兼任操作员。建立各岗位人员岗位责任制，分工科学，责任明确，各岗位授权，密码控制。防止非法操作和越权操作。这样，人员就可以相互制约和内部影响，防止违法行为的发生，及时发现错误。

 

    (二)、操作控制。会计电算化操作应严格遵循会计业务和处理流程，在会计软件中设置控制程序，防止重复操作、遗漏操作和误操作，及时提示和制止违反操作程序和操作时间；建立操作日志系统。计算机程序应保留所有操作记录，包括操作时间、操作人员姓名、操作内容等。对于已记账和已结账业务，必须通过编制会计凭证进行更正或补充登记来更正。以确保会计数据的完整性和真实性。

 

    (三)、数据输入(出)控制。会计电算化系统主要由数据整理、数据输入、数据处理、数据通信、数据保存、数据输出等组成。在这些环节中分析风险的可能性；分析系统设计过程中是否嵌入相应的内部控制措施；嵌入式内部控制措施是否发挥作用；系统中是否采取预防措施，处理不可预见风险是否有系统空间等。从而保证各环节数据的准确性、有效性和全过程会计电算化的安全性。在会计电算化工作中，计算机中的原始数据在输入计算机前进行人工审核和确认，因此自动处理数据的准确性完全取决于原始数据输入的准确性。会计数据是单位的绝对秘密。一旦泄露，将给单位带来不应有的损失，磁性介质的可复制性使会计数据容易泄露，不易发现。因此，会计电算化系统的输出，无论是磁性文件还是打印数据，都应在输出后立即严格管理，防止被盗或篡改。磁性数据由会计档案保管员保管；在系统操作日志上记录打印数据（包括输出时间、文件页数和操作人员姓名）后，及时送达指定人员；收件人应签署并注明收件日期和文件内容，以备日后参考；确保会计数据和会计软件的安全和保密，防止非法修改和删除数据和软件，并保存磁性介质中存储的数据的双重备份。因此，必须规范所有数据的输入（输出）过程，保持数据的准确性，以确保会计信息质量的真实性、完整性和准确性。

 

   (四)、硬件和软件系统的开发和维护控制。会计电算化包括需求分析、系统设计与测试、系统运行与维护、系统文档数据保管等。，即对正在使用的会计软件进行修改、升级和更换，并有一定的审批程序，确保会计数据的连续性和安全性，并由相关人员监督实施。确保机房设备的安全和计算机的正常运行，完善消除硬件和软件系统故障的管理措施，确保会计数据的完整性。