会计档案管理过程中存在的风险及防范

一、计算机维护过程中存在的风险及预防

 

由于计算机技术的快速发展，利用计算机技术进行犯罪具有智能化、隐蔽化、发现问题难以找到线索等特点，其技术手段也高于预防措施。例如，虽然各种防止外部攻击的技术在世界上得到了广泛的应用，但黑客和病毒的入侵仍然屡屡成功。全球著名的雅虎等五大网站普遍受到黑客攻击，迫使网站停止服务数小时，给企业造成巨大损失。因此，对于那些使用会计系统服务器或工作站连接互联网的企业来说，病毒更有可能通过互联网和电子邮件入侵会计系统。会计网络中工作站共享功能的开放，为病毒在网络中的传播提供了渠道。一旦病毒发作，后果将非常严重。此外，维护人员缺乏必要的预防意识和措施，对计算机犯罪的使用知之甚少，相应的控制措施不多，安全风险较大。虽然很难预防上述问题，但只要措施有效，仍能尽可能少地发生。单机系统和多机分散系统电算化企业应尽量做到：系统使用的计算机是专用的，尽量不从事与会计无关的工作，杜绝在财务专用计算机上安装游戏软件；避免使用来源不明的软盘和各种非法复制软件，尽量减少使用软盘的次数，不要使用软盘，使用前要杀毒；系统最好安装KV3万等具有高效实时监控功能的防毒软件、瑞星等，安装在每台机器上，建立可靠的防护网。网络系统电算化企业应使用防火墙软件，防火墙是一种基于被保护网络的技术手段，将被保护网络与外部网络分开。为防止社会犯罪分子非法进入企业内联网，可根据网络系统区域划分设置多级防火墙。一般分为两类，一类是外部防火墙，限制外界对主机操作系统的访问；另一种是应用级防火墙，用于逻辑隔离会计应用系统与外部访问区之间的联系，限制外部非法访问会计数据库。还应安装具有高效实时监控功能的防毒软件。

 

二、会计档案管理过程中存在的风险及防范

 

在收集会计档案的过程中，由于操作人员的时间概念不强，计算机系统中的所有会议数据都没有定期备份到磁性介质或光盘上，也没有与原计算机系统分离保存。一旦数据丢失或系统因事故或人为错误而损坏，原会计数据就不能在最短的时间和最小的损失下恢复，电算化系统就不能正常工作。在会计档案保管过程中，操作员往往是单一备份保存，并保存在电算化系统附近。一旦发生事故，后果是不可想象的。由于档案保管人员缺乏必要的物理知识，不了解磁性介质的物理特性，接近磁场，备份数据立即消失。

 

正确的做法是：根据财政部颁布的《会计电算化管理办法》，只要实现会计电算化的单位有新的经济业务，内容经过电算化会计处理后，应坚持日常备份和双重备份，即“AB备份法”备份数据，备份盘应注明形成档案的时间和操作员姓名，并分开保管，防止事故造成整个数据系统的破坏和不可恢复性。由于光盘安全性强，容量大，备份盘应尽可能使用光盘。备份盘应远离磁场，注意“七防”，定期检查复制，防止磁介质损坏导致会计档案丢失，造成不可挽回的损失。领导同意借阅的会计档案应严格执行相应的借阅程序，经办人必须签字记录。存放在磁介质上的会计资料借阅归还时，应进行杀毒处理，防止病毒感染。