无论是在手工会计系统还是在计算机会计系统中，都要根据审核的会计凭证登记账簿，称为会计。反记账是取消已登记的会计数据，使其恢复到记账前的状态。这是记账的反操作，也是计算机会计系统的独特概念。在会计软件中是否设置反记账功能一直存在激烈的争论。笔者认为，反记账是计算机会计系统在处理经济业务数据错误时纠正的理想方式，但在设计中必须充分考虑反记账功能的不足，并对其使用设置严格的限制。

 

电算会计反记账功能操作

 

反记账功能显然不是一个常用的功能，只能在上述三种特殊情况下使用。如果滥用反记账功能，不仅会影响会计处理的严重性，而且会大大增加工作量。许多人反对在会计软件中设计反记账功能。因此，必须严格限制反记账功能的使用。其限制至少必须包括：

 

1. 操作人员必须是经系统管理员授权的原记账人员。在计算机会计系统中，记账人员应对账簿的正确性负全部责任，记账错误的只能由谁负责纠正。设置反记账功能的目的是取消部分甚至全部错误的账簿记录，然后根据正确的数据重新记账。本质上，这是对错账户的纠正行为。为了保证记账操作的严重性，避免滥用反记账功能，操作人员必须经系统管理员授权后才能进行反记账。

 

2. 只能在结账前进行。结账是在本期所有经济业务完成并确认后关闭。结账操作意味着本期没有经济业务需要处理，因此不仅不允许输入本期会计凭证，也不允许本期经济业务记账和反记账。

 

3. 只能按照凭证号或日期的顺序连续操作。记账按日期和凭证号顺序进行。只有连续取消账簿数据库的记录，才能保证重新记账的正常进行。这意味着反记账时，应以账簿数据库的最后一个记录（或最后一个记账凭证）为起点，根据逆序前溯定位确定反记账的记录数量，而不是从账簿数据库中任意选择几个记录（无论是否连续）作为反记账的范围。