在会计电算化下完善内部控制系统应采取的措施

 

基于计算机信息系统在现代企业会计工作中的广泛应用，管理部门对信息系统输出的各种数据、报表等会计信息的依赖性不断提高。因此，在促进会计信息化的条件下，企业必须综合考虑信息系统的技术水平，突破传统的独立反映和检查的内部控制模式，利用实时控制的基本思路，通过相应的技术手段将内部控制功能嵌入会计信息系统，采用统一的口径和方法规范内部控制活动。

 

1.首先，企业要改善内部控制环境。改善内部控制环境要求企业在内部建立适当的内部控制环境M组织机构和职责分工制度，通过部门设置、人员分工和岗位职责划分，形成内部监督机制，实现内部控制的基本目的。电算化部门必须将职责分工与组织控制相结合，实现职权分离，有效限制和及时发现错误或违法行为。除了设置各要素的会计岗位外，还可以将会计电算化岗位分为计算机会计主管、出纳、审计记账、系统维护、数据分析、档案管理等岗位，同时明确各岗位的责任制。岗位责任制的制定主要明确各电算化岗位的职责，督促工作人员及时保证工作的完成，做好相应的记录，保证工作质量，杜绝欺诈的发生。除了考虑每个人的工作能力外，工作人员的岗位安排还应确保每一项可能导致欺诈或欺诈的经济业务不能由一个人或一个部门处理，必须由几个部门承担，同时规定系统开发人员和维护人员不能兼任系统操作员和管理人员。职责分工的目的是在电算化部门尽可能保持不相容的职位（如业务授权、执行、保管和记录）的分离。内部控制的关键在于不相容职位的分离，如出纳员不得兼任系统管理员、会计凭证审核等。

 

2.完善企业风险管理机制。对于风险管理机制的完善，企业需要从以下三个方面进行调整：一是信息系统中的数据输入输出必须经过必要的授权，在保证信息输入准确性的基础上，通过必要的控制手段对信息输出过程进行全面的监控和管理；二是企业需要对进出机房的人员进行全面登记，对日志性质的文件进行安全检查和评估；三是加强对计算机软硬件网络系统安全的控制。会计部门必须根据计算机系统的特点，制定适合会计电算化条件的系统维护管理制度。企业需要定期对系统的软硬件系统进行必要的维护，准确记录检查过程中发现的各种问题，在最短的时间内找到有效的解决方案，使会计电算化工作发展更快、更健康。 　　3.加强会计业务流程的内部控制。会计电算化取代手工记账后，各单位应当当日做生意，当日登记入账，现金和银行存款日记账必须日清月结。确保会计记账凭证的连续编号。要按规定程序编制记账凭证。期末按规定时间及时结账。期末应及时生成打印输出会计报表，打印输出会计报表应防止本期有未结账凭证。在保证凭证账簿清晰的情况下，可以适当减少计算机打印输出凭证账簿中的表格线。当本期所有记账凭证数据和明细分类账数据存储在计算机中时，总分类账可以从这些数据中生成，因此可以用“本期总分类账金额和余额对照表”代替本期总分类账。原会计凭证、记账凭证、账簿、报表应按有关规定装订。灵活运用计算机对数据进行综合分析。

 

4.建立健全档案管理制度。会计电算化实现后，会计档案包括存储在软盘、硬盘、光盘等介质上的会计数据、纸质会计凭证、会计账簿、会计报表等会计数据，会计档案管理更加复杂。会计档案管理制度应包括：（1）会计电算化后的会计档案以计算机打印的纸质形式保存，保存的有关规定按照《会议档案管理办法》的规定执行（2）全套会计电算化系统文档视为会计文档保管，保管期限为系统停止使用或重大修改后三年（3）妥善保管存有会计信息的磁性介质或其他介质（4）科学规定会计档案的有关权限。

 

5.加强内部审计控制度。在会计电算化中，由于是“人机”对话的特殊形式，对内部审计提出了更高、更严格的要求。内部审计必须包括以下几个方面：（1）定期审计会计数据，检查电算化会计处理是否正确，是否符合《中华人民共和国会计法》及相关法律法规，审计费用签署是否符合公司内部控制制度，凭证附件是否规范完整；（2）审查机内数据与书面数据的一致性，如查看账簿内容，做到账表一致，及时调整不当或错误的账表处理；（3）监督数据保存方法的安全性和合法性，防止历史数据的非法修改；（4）审查系统运行的各个环节，防止漏洞。

 

总之，企业应加强会计信息化工作，有效控制其工作流程，利用电子信息技术建立内部会计控制系统，尽量减少和消除内部会计控制的有效实施，注意信息系统在内部控制中的作用。为单位财务管理和重大决策提供准确、及时的会计信息。